Prestations intellectuelles : quelles options pour collaborer avec les freelances ?

Les prestations intellectuelles (PI) occupent une place stratégique dans les entreprises. Influencées par l’accélération technologique, l’évolution des métiers et la transformation numérique, elles répondent à des besoins croissants en matière d’expertise pointue et d’agilité opérationnelle.Ce phénomène est particulièrement marqué dans le secteur de l’informatique et des technologies de l’information (IT), où les compétences en cybersécurité, développement logiciel, data science, cloud computing ou encore en intelligence artificielle sont fortement recherchées.

Mais l’IT n’est pas le seul domaine concerné. D’autres secteurs à haute valeur ajoutée, tels que le marketing digital, la rédaction spécialisée (SEO, technique, institutionnelle), le design UX/UI, la gestion de produit, ou encore l’ingénierie ou la conformité réglementaire, connaissent également une tension forte sur les expertises.

Contrairement à ce que beaucoup redoutaient, l’émergence de l’intelligence artificielle (IA) n’a pas réduit les besoins d’expertise en PI, elle les a amplifiés.
En effet, l’IA, en automatisant différentes tâches, élargit surtout le champ d’action des experts. Elle crée de nouvelles utilisations, augmente la capacité de traitement de l’information, ce qui incite les entreprises à élever leur niveau d’exigence en matière d’innovation, d’agilité et de compétitivité. Cela nécessite donc de collaborer avec des experts capables d’exploiter tout le potentiel de l’IA.
Ainsi, la demande pour des experts capables de concevoir, encadrer, intégrer et piloter l’IA ne cesse de croître.

Les entreprises se tournent naturellement vers des ressources externes qualifiées, pour combler leur manque de compétences internes ou faire face à la pénurie de talents lorsque les compétences recherchées sont très rares.
Le recours à des prestataires externes devient une solution de premier plan, parfois même la voie principale d’accès à certaines expertises clés.

Les entreprises disposent aujourd’hui de plusieurs options pour collaborer avec des freelances experts. Néanmoins, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver, car chaque mode de collaboration comporte ses propres avantages et limites. Le choix dépendra fortement des objectifs, du budget, du degré d’urgence, ainsi que des ressources internes de l’entreprise.

Voyons dans cet article les principales formes de collaboration possibles et les avantages et inconvénients de chacune d’entre elles.

Collaborer en direct avec un freelance : une solution flexible, mais à encadrer

Les entreprises peuvent choisir de collaborer directement avec un freelance, sans intermédiaire. Cette collaboration repose souvent sur un réseau commun ou sur le bouche-à-oreille. En dehors de ce cercle, il devient difficile pour une entreprise de repérer certains profils.

Lorsque ce type de collaboration est possible, il peut s’avérer rapide, souple et économique.
Le principal avantage réside dans le coût réduit de la prestation : l’absence d’intermédiaire (comme une plateforme ou une société tierce) permet de limiter les frais. Cela en fait une solution attractive pour les entreprises disposant d’un budget restreint ou souhaitant optimiser leurs dépenses.

L’autre avantage de ce type de collaboration est la relation de proximité dès le départ.
Le contact ayant été établi via une connaissance ou une recommandation, la relation de confiance s’inscrit dès le début. Ce contexte facilite également une négociation directe des conditions de travail, qui peuvent être ajustées en fonction des besoins spécifiques du projet.

Malgré ces avantages, la collaboration directe comporte des risques juridiques. Une trop grande proximité peut entraîner une intégration inappropriée du freelance dans l’organisation. Autrement dit, celui-ci peut se retrouver soumis à une relation de subordination : horaires imposés, présence continue dans les locaux, utilisation d’outils internes, etc.

Or, une telle situation expose l’entreprise à un risque de requalification du contrat en contrat de travail par l’administration. Cette requalification peut entraîner des conséquences lourdes, tant sur le plan social que fiscal.

Par ailleurs, l’absence d’intermédiaire, suppose l’entière gestion administrative de la relation par l’entreprise : rédaction du contrat, émission et suivi des factures, vérification du statut du freelance, etc. Si cela réduit les coûts apparents, cela alourdit la charge interne et mobilise du temps, ce qui relativise l’économie réalisée.

Enfin, ce modèle crée une dépendance forte vis-à-vis du freelance. En cas de défaillance ou d’indisponibilité, il peut être difficile de le remplacer rapidement, surtout en cours de mission.

Recruter via une plateforme de freelances : un mode de collaboration rassurant pour l’entreprise cliente

Les plateformes de freelances représentent une solution clé en main pour les entreprises qui souhaitent recruter rapidement des experts qualifiés pour des missions ponctuelles ou spécifiques.
C’est un mode de collaboration de plus en plus courant, notamment pour celles qui cherchent à gagner du temps et à accéder immédiatement à un vivier structuré de profils compétents.

Le premier atout des plateformes est l’accès rapide à un grand nombre de freelances, dans des domaines très variés (IT, data, design, marketing, rédaction, etc.).
Ces plateformes proposent des systèmes de filtrage, de vérification de profils et d’évaluation grâce aux avis laissés par d’autres clients, ce qui permet aux entreprises de mieux cerner les compétences et le sérieux d’un prestataire avant de s’engager.

Un autre atout central est la sécurité juridique puisque la plupart des plateformes encadrent la relation contractuelle et assurent la gestion des paiements. Un cadre juridique totalement géré par la plateforme qui limite les risques liés à une mauvaise application de la loi ou à des litiges.

Malgré leur praticité, les plateformes présentent également certaines limites à prendre en compte.

Tout d’abord, elles impliquent des coûts supplémentaires, en raison de la commission prélevée (généralement entre 10 % et 20 % du montant total de la mission). Ce surcoût peut être non négligeable, surtout pour les longues missions ou les budgets limités.
Ensuite, la présence d’un intermédiaire technique et contractuel crée une certaine distance dans la relation.

La collaboration peut apparaître plus formelle avec moins de personnalisation qu’une mise en relation directe. Cette approche peut s’éloigner de la proximité humaine que les entreprises recherchent lorsqu’elles ont recours à des prestataires externes.

Faire appel à une ESN : un modèle structuré limitée au domaine de l’informatique

Les ESN (Entreprises de Services du Numérique) sont des sociétés spécialisées dans la mise à disposition de compétences qualifiées pour des missions à forte valeur ajoutée dans le secteur du numérique.
Les ESN sont souvent sollicitées par les entreprises dans les domaines du développement logiciel, de la gestion de projets IT, de la cybersécurité, de la data ou encore du conseil en transformation digitale.

Concrètement, les entreprises qui font appel à une ESN recherchent des profils experts IT pour renforcer leurs équipes internes, notamment dans le cadre de projets IT complexes ou de longue durée. 

Le premier atout des ESN réside dans la simplification administrative. L’entreprise cliente traite avec un interlocuteur unique, reçoit une seule facture et délègue entièrement la gestion contractuelle. Cela réduit significativement la charge de gestion interne de l’entreprise qui a recours à une ESN.
L’ESN dispose également d’un réseau et d’outils de sourcing, qui lui permettent d’identifier des candidats qui correspondent aux aux critères définis par l’entreprise. Elle recrute des profils pour l’entreprise ce qui permet un gain de temps précieux dans les phases de démarrage de projet.

Par ailleurs, les ESN peuvent assurer une continuité dans la mise à disposition des ressources pour les projets de longue durée.
Enfin, elles prennent en charge le suivi opérationnel tel que l’encadrement du consultant, l’évaluation de la qualité de la prestation, et le reporting régulier au client.

Cependant, ce modèle à un coût global, généralement plus élevé, du fait de la marge commerciale appliquée par l’ESN. Cela peut représenter un frein pour les entreprises aux budgets limités.

L’autre limite de cette collaboration réside dans sa flexibilité réduite.
Les profils proposés peuvent ne pas toujours correspondre parfaitement aux besoins spécifiques de l’entreprise, et l’ajustement en cours de mission peut s’avérer plus complexe qu’avec un freelance indépendant.

Les ESN sont donc particulièrement adaptées aux entreprises ayant des projets numériques complexes, avec un besoin de stabilité, d’encadrement et de conformité contractuelle sur la durée.

Le portage salarial : une solution hybride pour collaborer avec des experts en toute sécurité

Le portage salarial est un dispositif hybride qui combine autonomie professionnelle et protection sociale.
Il permet à un professionnel indépendant d’exercer son activité tout en bénéficiant du statut de salarié, grâce à une relation contractuelle tripartite entre lui, une société de portage et l’entreprise cliente.

Concrètement, le travailleur indépendant signe un contrat de travail avec une société de portage salarial. Il devient alors salarié porté, ce qui lui donne accès à la protection sociale classique des salariés : couverture maladie, cotisation retraite, assurance chômage, mutuelle, etc.
Dans le même temps, il conserve une grande autonomie : il prospecte ses clients, négocie ses missions et fixe ses honoraires, à la manière d’un freelance.

Pour les entreprises clientes, ce modèle présente plusieurs avantages.
D’abord, il offre une sécurité juridique. Le professionnel étant salarié de la société de portage, l’entreprise cliente n’est pas exposée au risque de requalification en contrat de travail, même en cas de collaboration longue ou répétée. Ce cadre protège l’entreprise tout en facilitant le recours à des compétences externes.
Ensuite, le portage salarial simplifie significativement la gestion administrative puisque la société de portage prend en charge la totalité des démarches administratives : émission des factures, paiement des cotisations sociales, rédaction des contrats, déclarations obligatoires.
L’entreprise cliente ne s’occupe pas de la gestion liée à l’embauche ou à la sous-traitance.

Un autre atout majeur du portage salarial réside dans sa capacité à ouvrir l’accès aux grands comptes et aux organismes publics.
Ces structures exigent souvent un cadre contractuel strict, que seule une société de portage peut fournir. Dans ce contexte, le portage devient un véritable facilitateur de collaboration entre des experts indépendants et des organisations soumises à des contraintes de conformité élevées.

Il faut préciser que le portage salarial représente un coût global pour l’entreprise qui comporte :  

• Le tarif négocié avec le freelance (souvent en tarif journalier ou horaire) : ce montant est défini par la négociation entre le freelance et l’entreprise, souvent exprimé en TJM (Tarif Journalier Moyen).
• Les frais de gestion de la société de portage (environ 5 % à 15 % du montant HT) : ce sont les frais de la société de portage pour le service rendu (administration, gestion, assurances, etc.). Ces frais sont transparents pour l’entreprise : ils sont intégrés dans le tarif global que la société de portage facture.
• La TVA applicable sur le montant total facturé (sauf cas d’exonération).
• Aucun autre coût social ou administratif, car la société de portage prend en charge ces aspects

Le portage salarial s’avère particulièrement adapté pour les missions ponctuelles à haute valeur ajoutée, lorsque l’entreprise souhaite s’assurer d’un cadre légal sécurisé sans alourdir sa gestion interne.

C’est aussi une alternative utile lorsque le professionnel ne dispose pas de structure juridique propre, mais souhaite travailler avec des clients exigeant un cadre formel.