Cohabitation RH/Achats : quelle gouvernance pour la gestion des compétences externes ?

Ces dernières années, le vivier de talents externes s’est considérablement élargi, notamment grâce aux plateformes de freelancing et aux réseaux professionnels spécialisés. Cette tendance a offert aux recruteurs la possibilité de diversifier leurs sources de recrutement et d’accéder à des profils hautement qualifiés, souvent plus spécialisés et flexibles.

La gestion des compétences externes constitue un levier essentiel pour accroître l’attractivité des entreprises et les Ressources Humaines (RH) ainsi que les Achats jouent un rôle déterminant dans l’identification et l’intégration des talents externes.

Pourquoi le recrutement externe prend de l’ampleur et quels sont les acteurs décisifs dans la gestion des talents externes ? Tour d’horizon sur la gouvernance de la gestion des compétences externes.

Recrutement de talents externes : pourquoi prend-il de l’ampleur ?

Le recrutement de talents externes répond aux défis actuels, car il permet d’apporter une expertise spécifique absente en interne. 

Parmi les raisons pour lesquelles les entreprises misent sur le recrutement externe pour combler leurs besoins figurent notamment :

• La pénurie de compétences internes : recruter des talents externes permet de combler ces lacunes et d’apporter de nouvelles compétences directement adaptées aux besoins de l’entreprise.

• Flexibilité et agilité : les talents externes permettent aux entreprises d’adapter rapidement leurs équipes en fonction des besoins du marché ou des projets en cours.

• Réduction des coûts : recruter des talents externes peut être plus économique que de former des employés internes, surtout pour des compétences très spécialisées ou rares. 

• Amélioration des performances : les talents externes peuvent apporter des niveaux de performance élevés ce qui peut avoir un impact positif sur la performance globale de l’entreprise.

Gestion stratégique des talents externes : l’importante collaboration Achats – RH

La gestion des talents externes repose sur les décisions de deux principaux acteurs clés au sein de l’entreprise.

La complémentarité Achats – RH dans la gestion des talents externes

Tout d’abord, les achats et la gestion des talents externes sont interconnectés, car les décisions prises par les services d’achats impactent directement l’approvisionnement, le coût, et la gestion des compétences externes au sein de l’entreprise.

Ensuite les ressources humaines (RH) jouent un rôle déterminant dans la gestion du personnel, le recrutement, la formation et le développement des talents.  

Les deux départements, RH et achats, ont des rôles complémentaires mais distincts dans la gestion des ressources externes de l’entreprise.

En effet, bien que les achats et les RH puissent interagir avec des parties externes, les achats se concentrent sur l’acquisition de biens et services, tandis que les RH se concentrent sur le recrutement et la gestion des talents externes. 

L’évolution du rôle des RH dans le recrutement externe

Les décisions des RH impactent directement l’efficacité, l’engagement et la satisfaction des employés, contribuant ainsi à la compétitivité et à la réussite de l’entreprise.

Leur rôle a beaucoup évolué ces dernières années, car elles étaient autrefois moins impliquées dans le recrutement externe, les entreprises privilégiant principalement les promotions internes.

Aujourd’hui, dans le cadre des recrutements, les RH disposent d’un pouvoir élargi grâce à une variété de formes contractuelles : contrats à durée indéterminée (CDI), intérim ou encore management de transition, idéal pour des missions temporaires à responsabilités.

À ces solutions traditionnelles s’ajoute le recours croissant aux freelances, permettant aux RH de répondre avec agilité aux besoins spécifiques et d’accéder à des compétences hautement spécialisées.

Au cœur d’une concurrence mondiale, les RH ont acquis un rôle central dans l’acquisition et la gestion de ces talents externes afin de maintenir la compétitivité des entreprises.

Inclure les RH dans la gestion des compétences externes leur confère un rôle plus stratégique et améliore la prise en compte des attentes des talents externes.

Comment harmoniser les processus de recrutement externe ?

Assurer une gouvernance solide des recrutements externes  grâce à la collaboration entre RH et Achats

Lorsqu’il est question des recrutements externes, les entreprises doivent donc mettre en place une gouvernance solide, impliquant une collaboration fluide entre les départements RH et celui des Achats, pour gérer efficacement l’intégration et la gestion des compétences externes.

Définir les périodes et critères de sélection des talents externes

La gouvernance doit d’une part déterminer les périodes où il faut faire appel à des travailleurs indépendants ou à des prestataires externes, et d’autre part déterminer les critères précis et de processus de sélection rigoureux.

Ces critères et processus de sélection permettent de s’assurer que les freelances choisis possèdent les compétences, l’expérience et la fiabilité nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. 

Parmi les critères figurent notamment :

• les qualifications techniques, 
• les références professionnelles, 
• la capacité à respecter les délais, 
• la compatibilité avec la culture et les valeurs de l’entreprise. 

La mise en place de ces critères permet de réduire les risques associés à l’externalisation, et d’assurer que les talents externes recrutés correspondent aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Assurer l’intégration des systèmes d’information pour une gestion optimal

Le suivi informatique est un élément très important dans la gestion des compétences externes. Il permet de centraliser les informations, de faciliter la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes, de suivre en temps réel l’avancement des projets, et d’assurer une transparence totale dans les processus de paiement et de facturation.

Les RH utilisent un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) alors que les Achats ont leurs propres logiciels spécialisés pour gérer les processus d’approvisionnement, les relations avec les fournisseurs, les commandes, les contrats, etc. 

Or, pour que tous ces systèmes interagissent, il est indispensable qu’ils soient compatibles entre eux. 

L’intégration des systèmes d’information est donc primordiale pour assurer une collaboration entre les différents acteurs, optimiser les processus, et garantir la transparence de l’information au sein de l’entreprise et entre les partenaires externes.

Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer la diversité des freelances ?

Pour une gestion efficace des talents externes, il est fondamental d’adopter certaines bonnes pratiques. 

Bien que les achats jouent un rôle clé dans la gestion des freelances et des prestations externes, les Ressources Humaines (RH) apparaissent désormais comme un nouveau  partenaire indispensable dans ce processus.

Voyons les bonnes pratiques à mettre en place pour garantir une collaboration réussie entre les départements des Achats et des RH.

L’importance du rôle des RH dans une stratégie globale « Make or Buy »

Les RH ont intérêt à mettre en place une stratégie « Make or Buy », pour déterminer s’il est préférable pour l’entreprise de développer des compétences en interne ou de les acquérir à l’extérieur. En l’absence d’une telle stratégie, les RH risquent de se limiter à des décisions opérationnelles ponctuelles, ce qui peut être contre-productif sur le long terme.

Les RH doivent également être vigilantes quant à la potentielle déqualification des compétences internes en cas de dépendance importante aux talents externes. 

Par ailleurs, il est important que les RH prennent en compte les impacts sociaux et environnementaux associés à l’utilisation régulière de talents externes. 

Le rôle pédagogique des RH dans la gestion des talents externes : gérer les perceptions Internes et externes pour assurer l’équité

Il est important que les RH expliquent aux salariés le rôle des freelances et les différences de rémunération entre les compétences internes et externes. 

Une communication claire, exposant les raisons pour lesquelles l’entreprise a recours à des freelances, en soulignant la nécessité de compétences spécialisées ou de flexibilité pour des projets spécifiques, aide à maintenir un sentiment d’équité au sein de l’entreprise.

Les RH doivent aussi aborder les raisons derrière les disparités de rémunération, telles que les coûts supplémentaires associés au travail temporaire ou à l’expertise spécialisée.

En fournissant ces explications, les RH contribuent à un climat de travail harmonieux au sein de l’entreprise.

Optimiser l’interaction Achats-RH-Métiers

Bien que le recrutement de freelances soit encore principalement géré par les Achats et les Métiers, il est important de développer une politique stratégique globale qui reconnaît les freelances non seulement comme des prestataires mais aussi comme des individus ayant des attentes spécifiques concernant leurs missions

Aussi, une planification intégrée entre les RH, les Achats et les Métiers, permettrait d’améliorer la gestion des risques et augmenterait l’attractivité de l’entreprise sur le marché des talents externes. 

Quels sont les outils pour accompagner cette transformation ?

Afin d’accompagner la transformation dans la gestion des talents externes différents outils peuvent être exploités tels que :

• Les plateformes de freelancing telle que Freelance.com
• Les réseaux professionnels spécialisés
• L’intégration de systèmes d’information entre les RH-Achats 
• Les outils de gestion de projet et de collaboration 
• Les solutions de gestion des compétences qui permettent d’évaluer les soft skills et les performances des talents externes 
• Les outils de gestion budgétaire et de facturation sont essentiels pour gérer les coûts des freelances