Les missions d’un chef de projet

Les missions préliminaires au lancement d’un projet

Avant que les équipes ne travaillent concrètement sur un nouveau projet, qu’il s’agisse d’ailleurs d’un projet informatique, marketing ou événementiel, le chef de projet doit remplir plusieurs missions de conception. Ces missions sont déterminantes et vont conditionner la réussite future du projet.

Analyser les besoins

Premièrement, le chef de projet doit être à l’écoute du client pour cerner ses besoins. Cette première mission est une étape fondamentale, qui permet au chef de projet de déterminer précisément les enjeux de son rôle et de proposer une définition juste du cadre du projet.

Évaluer les risques

Deuxièmement, il doit réaliser une évaluation des risques. Risques médicaux, risques sanitaires, risques numériques, ou encore risques sociaux, il existe de nombreux risques qui peuvent entraver le bon déroulement d’un projet. Lors de la phase de conception, le chef de projet doit lister ces derniers, mais aussi les prioriser et anticiper des solutions.

Sélectionner les bons outils de travail

Troisièmement, grâce à son expérience professionnelle, le chef de projet doit choisir les outils qu’il va utiliser. Outils collaboratifs, outils de suivi, outils de communication ou encore outils de reporting : ils ont tous un rôle décisif dans la bonne gestion d’un projet. Pour cela, il met en place une veille technologique, qui lui permet de connaître les dernières évolutions et les nouvelles tendances.

Rédiger le cahier des charges

Quatrièmement, le chef de projet a pour mission l’élaboration et la rédaction du cahier des charges. Document important qui regroupe toutes les informations relatives au projet, et sur lequel les équipes pourront s’appuyer, il s’agit d’une véritable synthèse des besoins clients et des solutions proposées, qui aborde également les objectifs, le budget, ou encore les délais.

Lorsque ces premières tâches ont été réalisées, le travail des équipes sur le projet n’a pas encore tout à fait commencé, mais le chef de projet a déjà accompli plusieurs missions capitales.

Les missions liées à la gestion des ressources

Les ressources humaines forment une donnée incontournable dans la gestion d’un projet. En effet, le chef de projet est confronté à plusieurs problématiques et doit réaliser plusieurs missions liées à la gestion des ressources.

Répartir les rôles et les responsabilités

En premier lieu, le chef de projet, aussi appelé project leader, doit analyser les compétences de chacun pour répartir les rôles et missions de manière efficace. Qualités humaines, poste occupé, niveau d’étude ou encore expérience dans un précédent emploi, le chef de projet détermine les forces de chaque membre de son équipe.

Former les équipes sur des outils collaboratifs

Lorsqu’il a réalisé la définition des fonctions, des objectifs individuels et des responsabilités de chaque intervenant, il doit aussi prendre en charge la formation des équipes sur des logiciels ou applications de suivi. En effet, l’ensemble des intervenants est amené à partager des informations et documents. Ils doivent également tous être informés régulièrement de l’avancement du projet et de la résolution des problèmes techniques, ce qui nécessite l’utilisation de logiciels collaboratifs.

Motiver et fédérer les équipes

L’une des missions principales du chef de projet reste le management. Effectivement, le chef de projet doit être inspirant, pour donner l’exemple et fédérer son équipe autour de la gestion du projet et des objectifs fixés.

De manière générale, l’équipe menée par un chef de projet est une équipe hétéroclite, émanant de différents services et métiers : service technique, service marketing, ressources humaines, etc. De plus, le chef de projet peut travailler avec des collaborateurs internes à l’entreprise, ou externes, comme un freelance. Chaque personne qui intervient sur le projet doit être motivée de la même façon et être informée en même temps que tout le monde de l’avancement du projet.

Maîtriser la communication

Les chefs de projets sont des professionnels de la communication. S’ils ne maîtrisent pas toutes les compétences techniques nécessaires à l’accomplissement des différents projets, ils doivent cependant faire preuve d’une qualité principale : être communicant. En effet, le poste de chef de projet nécessite de savoir s’adresser à un ingénieur, à un directeur technique, à un chargé de service client, etc.

Orale ou écrite, en groupe ou personnelle, la communication est au centre des missions d’un chef de projet. Elle permet de tenir les acteurs informés et de remporter l’adhésion autour du projet.

Les missions de suivi d’avancement du projet

Le suivi de l’avancement d’un projet digital, d’un projet événementiel ou d’un projet technique est réalisé grâce à trois missions principales. Planning, arbitrage et livrables, voici les derniers rôles du chef de projet.

Suivre l’avancement des différentes tâches

Dans la gestion du projet, il faut tout d’abord mentionner le suivi factuel : les chefs de projets vérifient que les tâches sont clôturées selon le planning prévu. Cette gestion du planning nécessite donc de la rigueur et une bonne organisation professionnelle.

En tant que project leader, la planification des différentes tâches implique automatiquement le suivi de ces dernières. Pour cela, il évalue l’avancement du travail avec des outils ou méthodes de travail spécifiques, comme la méthode Scrum.
L’organisation des réunions de suivi au sein de l’équipe et la réalisation de reportings pour le directeur ou le responsable de l’entreprise sont deux autres missions confiées aux chefs de projets.

Réaliser des arbitrages

En tant que manager, le chef de projet peut être amené à réaliser des arbitrages. Il veille par exemple à ce que des solutions concrètes soient apportées aux problèmes rencontrés, afin de ne pas prendre de retard dans le planning prévu.

De même, si le client demande des modifications, le chef de projet doit les prendre en compte, ce qui implique que des tâches à venir, ou certaines en cours, soient par conséquent modifiées. Le rôle du chef de projet consiste alors à expliquer aux équipes les raisons de ces modifications, pour réussir à conserver leur adhésion.

Valider la conformité des livrables

Enfin, être chef de projet, c’est aussi avoir pour mission de suivre les livraisons. Celles-ci doivent être conformes à la demande initiale du client, en matière de qualité, mais aussi en termes de délai. Souvent, le client final doit valider un livrable au cours d’un projet. La validation est alors réalisée en fonction du cahier des charges et permet aux équipes de poursuivre le travail. De plus, certains livrables sont des éléments qui ne sont pas envoyés au client final, mais qui sont utiles au chef de projet pour suivre l’avancement global du projet.

Pour conclure, les missions d’un chef de projet, ou project leader, sont des missions très variées, qui font appel à sa rigueur, à son professionnalisme et à ses qualités de communicant.