Les outils du business analyst

Les techniques et méthodes du business analyst

Afin de parvenir à remplir ses différentes missions, le business analyst suit des méthodes efficaces. S’il existe de nombreuses techniques pour l’analyse d’affaires, le BA doit savoir utiliser celles qui sont les plus appropriées selon la nature du projet.

La première méthode utilisée par le business analyst est l’analyse du contexte du projet. Dispersion des équipes de travail ou non, temps de travail accordé au projet, base documentaire disponible ou indisponible, de nombreuses configurations peuvent être envisageables au sein d’une organisation.

Il est donc important de commencer par l’étude de ce contexte, afin de ne pas passer à côté d’informations essentielles dans l’organisation du projet.

Les techniques utilisées en fonction des étapes du business analysis

Différentes techniques sont utilisées en fonction des étapes du business analysis. Il s’agit par exemple :

• de la collecte d’informations ;
• de l’analyse des données récoltées ;
• de la modélisation ;
• de la proposition de solutions.

Pour la collecte d’informations, le BA peut mettre en place un brainstorming, mais aussi des interviews, des workshops, des enquêtes et questionnaires, etc.

De même, pour centraliser les informations recueillies, il lit et analyse les retours d’expérience et les estimations. 

Pour réussir à transmettre clairement ces informations, le business analyst passe à l’étape de la modélisation (modélisation du périmètre de la solution, matrice des rôles et responsabilités, modélisation des processus, etc.). 

Enfin, le BA en arrive à l’étape de la proposition des solutions et du conseil aux sphères dirigeantes. L’analyste d’affaires effectue pour cela des benchmarks (comparaison de processus, d’outils, de produits, de services, etc.), du prototypage, ainsi que de l’analyse de management des risques.

Des méthodes de modélisation d’entreprises connues

Si certaines méthodes de modélisation ont été utilisées dans un premier temps par une entreprise spécifique, celles-ci se sont ensuite étendues à d’autres entreprises en raison de leur succès.

Parmi ces méthodes, citons notamment les méthodes Extreme Programming, Agile Scrum, Kanban, Lean 6 Sigma, Merise, etc.

Les outils utilisés par les business analysts

Outre leurs méthodes, les business analysts possèdent aussi une véritable boîte à outils, qui les aide à travers les différentes missions de leur métier.

Les outils de sondage et d’élicitation

L’élicitation est une activité récurrente pour l’analyste d’affaires, puisqu’elle consiste à collecter des informations fiables et vérifiées. Les sondages permettent alors de récolter ces données. 

Mais alors, quels sont les outils utilisés pour effectuer ces sondages ? Deux produits sont majoritairement utilisés :

• Survey Monkey ;
• Google Forms.

Survey Monkey est le logiciel de sondage le plus populaire au monde, puisqu’il permet de tout faire (ou presque). Si sa prise en main est très facile et intuitive, l’outil permet aussi de créer des tableaux de bord de qualité.

Google Forms est également un outil massivement utilisé pour réaliser des sondages, même s’il s’avère moins élaboré que Survey Monkey. Entièrement gratuit, il a néanmoins l’avantage d’être accessible par le plus grand nombre.

Les outils d’ingénierie des exigences

L’une des activités importantes de l’analyste d’affaires reste l’ingénierie des exigences. Ces dernières font notamment écho aux besoins métiers des utilisateurs et aux moyens employés pour y répondre. L’ingénierie des exigences a pour but de gérer ces besoins en s’assurant de la cohérence, de la conformité et de la mise à jour du référentiel, et ce, tout au long du cycle de vie de la solution proposée.

Voici quelques exemples d’outils permettant d’y parvenir :

• Archi, un logiciel open source gratuit qui permet l’analyse et la visualisation de modélisation d’entreprise ;
• Confluence, une plateforme de gestion des exigences produits participative et collaborative ;
• Pearls, un outil très complet mis en place par des business analysts, des architectes logiciels et des chefs de projet.

Les outils de modélisation

Organigramme, matrice SWOT, ou encore diagramme d’activité, les business analysts doivent constamment réaliser des modélisations pour réussir à faire comprendre à tous les intervenants les données collectées en amont.

Pour cela, les analystes d’affaires peuvent utiliser des outils comme MS Visio (suite Microsoft Office), qui permet de créer des diagrammes (GANTT, PERT, UML, etc.), ou bien draw.io, accessible gratuitement en ligne et capable de créer une multitude de diagrammes et de modélisation des données-

Les outils liés à l’UX Design (User Experience)

L’UX design permet d’analyser le ressenti des utilisateurs lors de leur expérience sur une interface web, un logiciel, ou une application mobile. Le but est évidemment d’analyser cette expérience pour pouvoir l’améliorer. En l’absence d’un UX designer, le business analyst peut être amené à s’occuper de cette partie.

Pour ce faire, il peut utiliser des outils tels que :

• Balsamik, qui permet de concevoir des maquettes ;6
• UXPressia, conçu pour créer une expérience utilisateur grâce à la cartographie du parcours client.

Les outils de cartographie mentales (Mind Mapping)

Les applications de Mind Mapping peuvent également être des outils précieux pour les business analysts, afin de pouvoir représenter graphiquement et de manière structurée des informations, idées ou encore concepts reliés entre eux. Ainsi, ces outils permettent de remettre de l’ordre dans des idées et d’y voir plus clair pour travailler dans de meilleures conditions. 

Il faut dire que le business analyst n’est pas une machine et qu’il n’est pas toujours évident pour lui de se rappeler des informations et données collectées sur un même projet. Grâce aux outils de cartographie mentale, fini les oublis et les idées trop trop confuses ou floues pour être exploitées. Cela lui permet de gagner un temps considérable.

La cartographie mentale peut aussi être utilisée pour réaliser des séances de brainstorming ou de résolution créative des problèmes. Le logiciel en ligne Mindmeister est ainsi l’outil idéal pour utiliser le mind mapping et brainstormer des idées, tout en permettant de faciliter grandement le travail des business analysts.