Les outils du chef de projet

Mis à jour le Wednesday, May 26, 2021

Pour mener à bien ses différentes missions, le chef de projet utilise plusieurs outils comme des applications numériques, des outils collaboratifs en ligne, ou encore des méthodes agiles. À chaque étape, le chef de projet peut ainsi s’appuyer sur des logiciels ou méthodes spécifiques. 

En effet, la gestion de projet est décomposée en différentes tâches et sous-tâches que le chef de projet réalise seul ou avec l’équipe projet. Ainsi, la définition du projet, le suivi des livrables, la gestion du planning et les réunions de reporting nécessitent l’utilisation d’outils particuliers.

Chef de projet montre un plan

Les outils du chef de projet pour préparer et lancer un projet

La préparation et le lancement d’un projet correspondent à une phase de travail préliminaire, souvent constituée de brainstorming, d’analyse et de réunions de cadrage.

Mindmapping et brainstorming

Le mindmapping utilise des cartes mentales, ou cartes conceptuelles, afin de synthétiser des idées et concepts. Les projets deviennent alors très visuels, grâce à l’énumération de thèmes et de sous-thèmes. Lors de l’étape de la définition, le chef de projet peut s’aider de cartes mentales pour fractionner son projet en différentes tâches à réaliser.

De plus, le mindmapping est un support visuel idéal pour présenter le projet aux équipes. Il devient alors un outil de communication pour animer des réunions et partager les informations.

Concernant le brainstorming, il est également devenu un outil décisif dans la gestion de projet, car il place la collaboration au centre des échanges. En effet, le chef de projet décide de rassembler des membres de l’équipe, afin de les confronter à une problématique. La séance de brainstorming va faire émerger des solutions innovantes et collectives, qui seront prises en compte dans la planification des différentes tâches.

La méthode RACI

Lors de la phase de lancement d’un projet, le chef de projet doit analyser les besoins, résoudre des problèmes, mais aussi définir les rôles et les responsabilités de chacun. Pour cela, il a à sa disposition un outil très efficace : la méthode RACI.
La méthode RACI permet de répondre à une question élémentaire dans la gestion de projet : “Qui fait quoi ?”.

Concrètement, le chef de projet réalise un tableau où il liste le nom des intervenants dans les colonnes, ainsi que les différents objectifs et tâches à accomplir dans les lignes.

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est une représentation visuelle de l’ensemble d’un projet. Il est donc un outil indispensable lors de cette première phase de travail. En effet, grâce à lui, le chef de projet peut planifier toutes les tâches du projet. Le diagramme de Gantt fait donc partie des outils incontournables utilisés pour tout suivi de projet.

Après avoir animé des réunions de brainstorming et défini des cartes mentales, sans oublier le tableau des rôles avec la méthode RACI et le diagramme de Gantt, le chef de projet a terminé la planification du projet, la définition des objectifs et la répartition des ressources.

Réaliser le suivi d’un projet grâce à des outils collaboratifs et agiles

La fonction de chef de projet inclut la fonction de manager. En effet, un chef de projet est une personne capable de mener son équipe pour qu’elle parvienne aux objectifs fixés. Pour cela, il peut s’appuyer sur des outils collaboratifs et une méthodologie agile.

Les outils de gestions de projet en ligne

Jira, Trello, Asana, ou encore Wrike font partie des nombreux outils de gestion de projet en ligne. Les chefs de projet devront nécessairement choisir l’un de ces logiciels pour suivre l’avancement des tâches.

En effet, dans l’organisation d’un projet, le chef de projet, ou project leader, détermine des tâches et des sous-tâches, qu’il intègre dans un planning et attribue à certains collaborateurs. Certaines de ces tâches étant interdépendantes, il est nécessaire d’avoir une vision d’ensemble pour intervenir immédiatement en cas de retard ou de difficultés.

De même, le chef de projet doit faire preuve de réactivité en cas d’imprévus ou de défaillance de l’une de ses ressources. Grâce à des outils comme Jira, Trello ou Wrike, il visualise en temps réel la performance de l’équipe, l’avancement de l’ensemble des tâches, et le respect du planning et des délais de livraison.

Les méthodes agiles

Pour mener à bien leurs projets, les chefs de projets peuvent aussi utiliser la méthodologie agile. L’intérêt du travail en mode agile repose sur la réactivité entre le client et l’équipe projet. En effet, dans la gestion de projet, il est nécessaire d’être réactif face aux risques ou face aux nouvelles demandes émanant du client.

La méthode agile la plus utilisée dans la gestion de projet est la méthode Scrum, suivie de près par la méthode Kanban. Enfin, la méthode Scumban est une combinaison des deux méthodes.

Scrum signifie “mêlée” en anglais, ce qui résume assez bien le fonctionnement de cette méthode agile. Scrum master, product owner, scrum board, ou encore sprint font partie du vocabulaire de cette méthodologie. Initialement utilisée dans le développement d’un projet informatique ou d’une application, la méthode s’est généralisée à la gestion de projet. Lors d’un sprint, l’équipe se concentre sur une mission et un objectif. Il n’y a plus de validation finale, mais des validations régulières à la fin de chaque sprint.

De son côté, le Kanban est un outil qui améliore la communication sur l’avancement du projet. Pour cela, il utilise trois étiquettes qui sont associées aux différentes tâches et sous-tâches : à faire, en cours et terminé. Ce tableau peut d’ailleurs être affiché afin que l’ensemble des membres de l’équipe ait accès au même niveau d’information. Cet outil permet de visualiser le suivi des livraisons, les éventuels points de blocage, etc.

Tout savoir sur les outils de communication d’un chef de projet

Pour mener à bien un projet, le manager doit échanger des informations avec les équipes. Les membres de l’équipe doivent également pouvoir communiquer entre eux et s’échanger des données. En présentiel ou à distance, le chef de projet doit ainsi choisir des outils de communication efficace pour le management de son équipe et pour la réalisation de réunions de suivi.

La diversité des outils de communication

Le chef de projet peut choisir un outil de communication déjà utilisé dans l’entreprise, notamment si les équipes sont déjà familiarisées avec la solution. De ce fait, elles seront plus rapidement opérationnelles.

S’il décide de choisir un nouvel outil, il devra alors prévoir une session de formation pour que les utilisateurs prennent rapidement en main le logiciel et ses différentes fonctionnalités.

Slack, Hangout, Skype ou encore Teams, ces logiciels offrent aussi la possibilité de connecter des collaborateurs qui ne font pas partie de la même entreprise. En effet, le project leader peut être amené à travailler avec des freelances et autres indépendants. Ils pourront alors rapidement être intégrés aux équipes internes de l’entreprise, grâce aux outils de communication.

Les objectifs des outils de communication

Les outils de communication permettent de réaliser des réunions de suivi de projet, qui peuvent être programmées à distance ou en présentiel. Il est aussi possible d’organiser des réunions hybrides, avec une partie de l’équipe présente et une partie de l’équipe à distance.

De plus, ces outils facilitent l’échange de données et le partage de documents au sein de l’équipe projet. Les membres de l’équipe peuvent communiquer rapidement sur des points précis et optimiser les ressources pour atteindre plus rapidement leurs objectifs.

Pour conclure, les outils d’un chef de projet sont aussi nombreux que les missions qu’il doit accomplir. Pilotage, reporting ou encore planification, le project leader choisit les meilleurs outils pour atteindre ses objectifs.

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