Aujourd’hui, tous les secteurs d’activité (BTP, banque, énergie, transport, pharmacie, etc.) sont amenés à s’appuyer sur des méthodes avancées pour conduire à bien leurs différents projets.
Pour les aider à y parvenir, le Project Management Officer (PMO) joue alors un rôle fondamental. Le PMO est en effet un véritable chef d’orchestre, chargé de coordonner et superviser chaque étape des projets au sein de son entreprise, tout en assurant leur réussite.
À ne pas confondre avec le métier de chargé de projet, le métier de PMO repose sur la coordination de l’ensemble des projets, programmes et portefeuilles d’une entreprise. Le professionnel dispose ainsi de différentes compétences et missions, ce qui complique la compréhension de son métier.
Il faut savoir que l’acronyme PMO peut à la fois se référer au métier (Project Management Officer), mais aussi aux départements et services dans lesquels le professionnel travaille (Project Management Office).
Le PMO intervient au sein des entreprises pour les aider à gérer leurs différents projets. Il peut ainsi s’agir de mettre en place une stratégie, de s’assurer du respect des délais, ou encore de veiller à la rentabilité des projets. En bénéficiant d’une vision transversale des différents projets et portefeuilles, le Project Management Officer garantit leur alignement opérationnel et économique.
Le Project Management Officer peut exercer en tant que salarié d’une entreprise, mais aussi en freelance chez des clients, ou encore en tant que consultant par le biais d’une entreprise de portage salarial.
En bref : le PMO coordonne et priorise les projets, tout en accompagnant au mieux les équipes de l’entreprise. Ainsi, il peut être au contact direct des équipes, ou collaborer uniquement avec les chefs de projets. Le PMO qui suit attentivement la progression et la performance des projets peut ainsi fournir un état des lieux aux dirigeants de l’entreprise.
L’une des fonctions principales du métier de PMO est de sélectionner et conseiller les collaborateurs avant et durant toute la conduite du projet. En fournissant une analyse de rentabilité ainsi qu’un rapport des coûts et avantages, le PMO permet à l’entreprise de prévoir ses projets de façon plus stratégique. Ainsi, le projet a toutes les chances d’aboutir, de réussir et d’entraîner des résultats positifs.
Ainsi, le Project Management Officer définit les processus, réglementations et politiques à respecter. En standardisant les techniques, les méthodologies et le langage employé, il veille à la bonne coordination des différents collaborateurs sur le projet. Chacun est ainsi sur la même longueur d’onde et peut travailler de manière efficace.
Le PMO cartographie les risques techniques et fonctionnels des projets, en estimant leur criticité. Ainsi, le professionnel peut intervenir dans la gestion de la qualité, de l’hygiène, de la santé, ou encore de l’environnement.
De plus, le PMO élabore un budget. Il l’optimise et le contrôle, en allouant les ressources avec précision.
Enfin, le PMO est également capable de prioriser les projets, afin de respecter les délais.
Face à la diversité et la multitude de missions du PMO, il est possible qu’une entreprise travaille avec plusieurs PMO. Les grandes entreprises ont ainsi un PMO dans chaque département et un PMO d’entreprise (EPMO).
Il existe de ce fait plusieurs types de PMO :
Outre le niveau hiérarchique, certains Project Management Officers se spécialisent dans un secteur spécifique. Ainsi, le PMO est bien souvent un expert dans son domaine. Hormis le directeur du PMO, qui supervise tous les projets, il est possible de rencontrer :
Ainsi, une bonne équipe PMO possède au moins un expert technophile spécialisé en informatique. Travaillant avec d’autres professionnels de l’informatique, le PMO informatique contribue à la création de nouveaux logiciels, ou d’autres systèmes informatiques, nécessaires au projet. Il peut également s’agir de création de sites web, ou de bases de données.
Une équipe de soutien composée d’un planificateur de projet et d’un contrôleur de projet peut également être formée pour compléter et servir les chefs de projet dans leur travail. Ainsi, le travail est mieux réparti pour alléger les tâches du chef de projet.
Le coordinateur PMO supervise quant à lui la coordination et la gestion des connaissances, en notant et stockant des informations importantes (normes, méthodes, leçons tirées des projets précédents, etc.) dans une base de données de projet. Il pourra également fournir ces informations au chef de projet sous forme de graphiques, de présentations, ou encore de statistiques Excel.
Il est également possible de faire intervenir un spécialiste PMO en contrôle des changements, si les parties prenantes de l’entreprise sont amenées à changer d’avis sur ce qu’elles veulent. Dans ce cas, l’analyste du contrôle de changements aide les équipes à s’adapter.
Le PMO doit posséder certaines qualités et certaines compétences pour mener à bien ses différentes missions.
Rigoureux et organisé, le PMO possède également une grande capacité d’anticipation dans son travail. L’aisance relationnelle et communicationnelle est indispensable pour accompagner les équipes de l’entreprise. Le Project Management Officer est un véritable pédagogue.
Flexible, il doit également savoir s’adapter afin de faire face aux imprévus et aux urgences. Curieux, le PMO doit toujours s’informer et apprendre pour rester en phase avec les innovations de son secteur. Il maîtrise également certains outils et logiciels de gestion de projets. Enfin, comme dans beaucoup d’autres métiers, le PMO doit savoir parler et écrire anglais.
Il n’existe pas de formation précise pour devenir Project Management Officer. Toutefois, un niveau d’études bac + 5 est généralement requis. S’il n’existe pas de voie toute tracée pour devenir PMO, le métier est accessible grâce à des études universitaires, des études d’ingénieur, ou encore des études en école de commerce.
De la spécialisation de ses études dépendra le type de projets sur lesquels travaillera le PMO, en fonction de son profil. Ainsi, il peut devenir Project Management Officer avec un bac + 5 en école d’ingénieurs, pour les projets plus techniques, ou avec un bac + 5 en école de commerce, pour les projets financiers ou marketing. Une formation complémentaire en gestion de projet de type DESS est également fortement appréciée.
