Achats de prestations intellectuelles, quelles méthodes pour optimiser le processus achat ?

Les prestations intellectuelles désignent le savoir-faire et l’expertise de professionnels dans des domaines variés : conseil, ingénierie, informatique, gestion, formation, recherche, etc. 

Ce sont des prestations dites “immatérielles”, car elles ne concernent pas des biens physiques mais des services basés sur des connaissances. Leur valeur provient de  compétences intellectuelles et analytiques.

L’achat de prestations intellectuelles constitue un processus stratégique clé pour répondre aux besoins d’une entreprise. Souvent complexe, ce processus repose sur une analyse approfondie des besoins internes pour identifier les compétences manquantes.

Un processus d’achat bien structuré permet non seulement de sélectionner les prestataires les mieux adaptés et contribue à une meilleure gestion des coûts tout en minimisant les risques.

Quelles sont les méthodes pour optimiser le processus d’achat de prestations intellectuelles ? Explications.

Processus d’achat de prestations intellectuelles : une démarche stratégique et structurée

L’achat de prestations intellectuelles suit un processus bien défini, souvent supervisé par un référent en achats de prestations intellectuelles. 

La première étape consiste à réaliser une analyse approfondie des besoins des équipes internes, en identifiant les compétences manquantes et celles qui pourraient être comblées par des talents externes. 

Concrètement, il s’agit de faire un état des lieux détaillé du fonctionnement de chaque département de l’entreprise. Cette analyse permet de :

• Étudier la structure interne de chaque département pour comprendre l’organisation des équipes et déterminer qui prend les décisions en matière d’achat de services. Cela facilite la coordination de l’intégration des prestations externes et clarifie les responsabilités.

• Revoir les services utilisés précédemment par chaque département, évaluer leur efficacité et identifier ce qui a fonctionné ou non. 

• Comprendre les différences culturelles entre les départements afin de garantir que les services externes s’adaptent aux spécificités de chaque équipe.

• Identifier les problématiques (juridiques ou organisationnelles) dès le début pour pouvoir les anticiper et s’assurer que les prestations intellectuelles sont compatibles avec la structure et les contraintes internes de l’entreprise.

En somme, l’analyse permet de s’assurer que le prestataire choisi dispose des compétences spécifiques nécessaires pour répondre aux enjeux de l’entreprise et apporter une réelle valeur ajoutée.

Définir précisément les besoins et les exigences de qualité d’une mission de prestation intellectuelle

La clarté de l’offre de mission pour un prestataire intellectuel est prioritaire car elle détermine le succès d’une collaboration. 

Aussi, intégrer dès le début la définition du besoin et les exigences de qualité attendues de la prestation est fondamental. Cela inclut la précision des résultats souhaités, le respect des délais, ainsi que les critères de performance comme la réactivité, la compétence technique, ou l’innovation. Ces éléments doivent être inscrits dans le cahier des charges pour qu’ils soient pris en compte dès la sélection des prestataires.

Il faut aussi clairement définir les conditions de la mission, telles que les dates de début et de fin, les déplacements, le taux journalier ou forfaitaire, ainsi que les aspects administratifs (modalités de paiement, conditions de facturation, etc.). 

Le service achats doit aussi définir les critères selon lesquels il va évaluer les propositions des prestataires pour s’assurer que la sélection corresponde aux besoins de l’entreprise tels que :

• le prix
• les compétences / l’expertise
• la qualité des services 
• les modalités de publications de l’appel d’offre
• la date limite de soumission des propositions
• les instructions de transmission par les prestataires. 

Intégrer les critères RSE dans la sélection des prestataires intellectuels 

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est désormais un impératif pour toutes les entreprises, quel que soit le secteur d’activité. En effet, au-delà des attentes sociétales et environnementales, les exigences légales sur la transparence, la durabilité et l’éthique poussent les organisations à intégrer la RSE dans leurs processus d’achats.

Afin de maximiser l’impact de ses engagements RSE et de rester cohérente avec les valeurs qu’elle défend, l’entreprise doit veiller à ce que ses prestataires adhèrent aux principes établis dans sa propre politique RSE. 

En plus du critère de sélection de l’expertise et des compétences techniques, les valeurs éthiques et inclusives font désormais partie intégrante des critères d’évaluation des prestataires et des partenaires. 

L’entreprise prend en compte la capacité des fournisseurs sélectionnés à adopter des pratiques durables, éthiques et inclusives. 

Selon le prestataire sélectionné, cela peut comprendre la réduction de l’empreinte carbone, la promotion de l’égalité des chances, l’amélioration des conditions de travail etc.

Les différentes stratégies de sourcing pour le choix des prestataires

La phase de sourcing des fournisseurs de prestations intellectuelles est déterminante, car elle repose sur les critères définis en amont.

Il existe plusieurs approches pour mener à bien cette étape, à savoir:

• Le sourcing direct qui consiste à travailler directement avec le service des Ressources Humaines pour accéder à un réseau de fournisseurs qualifiés qui correspondent aux besoins de l’entreprise.

• L’utilisation de plateformes professionnelles comme LinkedIn permettent de repérer des profils adaptés aux compétences recherchées, en affinant les critères de sélection en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.

• L’externalisation du processus d’achat qui consiste à travailler avec un partenaire spécialisé en outsourcing qui prend en charge l’intégralité du processus d’achat de prestations intellectuelles, de la recherche à la sélection des fournisseurs. A titre d’exemple, les Entreprises de Services Numériques (ESN) se spécialisent dans le sourcing de profils IT et ingénierie, offrant un large choix de consultants experts et un service sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

• Les plateformes de freelances qui permettent d’élargir rapidement le panel de prestataires, en évitant les délais habituels. Elles offrent également une grande flexibilité dans le choix des prestataires et permettent de trouver des profils spécialisés en fonction des projets.

Contractualisation d’un achat de prestations intellectuelles : étapes clés et bonnes pratiques

La contractualisation d’un achat de prestation intellectuelle est une étape incontournable pour sécuriser la relation avec le prestataire et clarifier les responsabilités de chaque partie.

Les parties doivent d’abord fixer des tarifs justes et adaptés aux prestations définies avant de formaliser les engagements par la rédaction d’un contrat.

Ce document doit détailler les termes et conditions de la collaboration, notamment :

• Les délais d’exécution et les livrables attendus,
• Les modalités d’exécution et de paiement,
• Les clauses de confidentialité pour protéger les informations sensibles,
• Les modalités de fin de contrat dont les conditions de résiliation anticipée et les obligations réciproques en cas de rupture,
• La gestion des litiges en intégrant une clause de règlement des différends pour encadrer les procédures en cas de conflit,
• Une clause relative aux droits de propriété intellectuelle.

Un Accord de Niveau de Service (Service Level Agreement (SLA)), peut être intégré au contrat pour définir clairement les niveaux de qualité attendus. Ce document précise des critères tels que la disponibilité des services ou le temps de résolution des incidents.

Mesurer et suivre le succès des prestations intellectuelles

Il est important d’associer des indicateurs de résultats pour mesurer le succès global de la mission, comme le respect des délais ou la qualité des solutions fournies. L’achat de prestations intellectuelles peut être évalué à travers des indicateurs de performance, permettant un suivi précis de la mission.

Enfin, il est essentiel de mettre en place un onboarding efficace (intégration du prestataire et mise en place des ressources nécessaires) et de favoriser la fidélisation en établissant une relation de confiance, tout en reconnaissant les performances du prestataire pour garantir un partenariat durable et productif.

Stratégies de fidélisation des fournisseurs de services intellectuels : optimisation des coûts et réduction des risques

Fidéliser un panel de fournisseurs de services intellectuels est une démarche stratégique qui permet de réduire les coûts et les risques associés aux recrutements. 

Il est tout d’abord primordial de choisir des fournisseurs compétents, fiables et alignés avec les besoins stratégiques de l’entreprise. 

Ensuite, établir des relations solides et durables permet aux fournisseurs de mieux comprendre les attentes de l’entreprise, ce qui conduit à une amélioration continue de la qualité des services fournis. 

Une relation de confiance à long terme avec les fournisseurs permet également de négocier des tarifs préférentiels, de réduire les coûts et d’obtenir des conditions plus avantageuses.

L’établissement d’accords clairs et transparents (Service Level Agreement (SLA), ou Accord de Niveau de Service) est également très important pour garantir un cadre de travail satisfaisant pour toutes les parties prenantes. 

De plus, offrir des incitations financières ou des opportunités de partenariat exclusif aux fournisseurs qui atteignent les objectifs les motive à s’investir davantage. 

Enfin, proposer des projets à long terme et impliquer les fournisseurs dans l’innovation montre qu’ils sont valorisés et considérés comme des contributeurs clés à l’évolution de l’entreprise.