Les points clés pour réussir son infogérance

Qu’est-ce que l’infogérance et pourquoi est-elle utile aux entreprises ?

Avant de s’intéresser aux bons réflexes à adopter pour réussir son infogérance, il est utile de rappeler ce qu’est l’infogérance et pourquoi elle apporte de véritables solutions aux entreprises.

La place de l’informatique dans une entreprise

L’informatique et le numérique sont aujourd’hui des aspects importants dans une entreprise. Les entreprises utilisent aujourd’hui de nombreux outils informatiques tels que :

• des ordinateurs fonctionnant grâce à un système d’exploitation (Windows, Mac, Linux, etc.);
• des logiciels;
• des périphériques (scanner, imprimante, etc.);
• une messagerie web;
• un site internet avec des accès de connexion.

Tout ce parc informatique doit à la fois être sécurisé et entretenu grâce à une maintenance informatique régulière. Outre ces deux aspects, le parc informatique doit également être optimisé et s’adapter au fonctionnement de l’entreprise.

Le système informatique : un aspect difficile à gérer pour les entreprises et institutions publiques

Si l’informatique et le web prennent de plus en plus de place au sein du fonctionnement des entreprises, en parallèle, les systèmes informatiques se complexifient. La maintenance est aujourd’hui indispensable pour continuer d’utiliser les outils numériques et éviter les pannes. 

Les plus grandes entreprises disposent ainsi d’un département dédié aux services informatiques (département IT). Ces entreprises internalisent ainsi les compétences nécessaires pour maintenir à jour le site ou bien encore les logiciels.

Mais qu’en est-il des plus petites entreprises ? Les TPE et PME font elles aussi face aux problématiques d’optimisation et de maintenance informatiques. Elles peuvent faire le choix d’embaucher un spécialiste cependant outre le coût de cette décision, il peut aussi être complexe de trouver un intervenant polyvalent tant les métiers de l’informatique se structurent. Un spécialiste du dépannage informatique n’aura pas forcément les compétences pour optimiser le système informatique de l’entreprise ou pour assurer sa sécurité.

L’infogérance : externalisation de la gestion et de la maintenance informatique

C’est dans ce contexte et pour faire face à ces problématiques que l’infogérance entre en jeu. Elle apparaît en effet comme la solution la plus adaptée.

Mais l’infogérance, qu’est-ce que c’est ?

Une infogérance informatique est une prestation qui a pour but d’externaliser une partie ou la totalité de l’administration et la maintenance informatique d’une entreprise. Pour ce faire, un contrat entre l’entreprise et une société d’infogérance informatique est établi. Ce contrat décrit alors précisément les tâches externalisées comprises dans les prestations proposées par la société d’infogérance.

Le prestataire en infogérance peut se déplacer sur place (intervention en régie) pour résoudre les problèmes ou à distance en prenant en main depuis chez lui ou depuis son bureau les ordinateurs de l’entreprise cliente.

Pourquoi l’infogérance informatique est-elle bénéfique pour une entreprise ?

L’infogérance offre plusieurs avantages aux entreprises qui y ont recours :

• la réduction des coûts en limitant les besoins en personnel et l’espace nécessaire pour accueillir l’équipe dédiée;
• la possibilité d’avoir un système informatique efficace grâce aux propositions innovantes du prestataire en infogérance;
• la possibilité de gagner en compétitivité et en efficacité;
• l’assurance d’un système informatique sécurisé (confidentialité des données, résistances aux virus, etc.);
• la possibilité de se concentrer sur son corps de métier sans avoir à se soucier de la partie informatique de son entreprise.

Infogérance globale ou infogérance partielle ?

En fonction de la taille et des besoins de l’entreprise, qu’elle soit privée ou publique, le niveau d’infogérance ne sera pas le même. Un contrat d’infogérance doit donc être initié une fois un audit informatique effectué afin de comprendre les besoins de l’entreprise. En fonction de ces derniers, il pourra être décidé d’avoir recours à une infogérance globale ou bien à une infogérance partielle.

Comme son nom l’indique, l’infogérance globale offre une couverture complète tandis que l’infogérance partielle se concentre sur une ou plusieurs parties spécifiques telles que :

• l’infogérance infrastructure qui se focalise sur les éléments de stockage, de sauvegarde et sécurisation des données;
• l’infogérance applicative qui prend en charge le développement, l’exploitation et le maintien des logiciels nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.

Tous nos conseils pour réussir son infogérance

Maintenant que l’infogérance n’a plus de secret pour vous, intéressons-nous aux bons réflexes à prendre pour que l’infogérance de votre entreprise soit une réussite. 

Première étape : réaliser un audit informatique

Nous l’avons évoqué un peu plus tôt : un audit informatique est indispensable avant de signer un contrat d’infogérance. Vous pourrez ainsi choisir entre une infogérance ou une infogérance partielle (hébergement, support technique, etc.).

Chaque entreprise possède des besoins en informatique différents selon la nature de leur activité, mais aussi de leur exposition face aux risques (faille de sécurité, confidentialité des données, etc.). L’audit informatique permet de cibler le paramètre d’infogérance et d’adapter le niveau des prestations.

L’amélioration continue : un important critère de réussite

C’est l’avantage principal de l’infogérance : bénéficier d’une amélioration continue de son système informatique. Ainsi, une bonne infogérance n’attendra pas les demandes de son entreprise cliente pour intervenir et favoriser le bon fonctionnement informatique de l’entreprise.

Le prestataire en infogérance met en place des outils (firewall, serveur, mise à jour, antivirus, etc.) pour garantir cette amélioration continue et limiter les dysfonctionnements, les pannes ou les failles de sécurité.

Réussir à maîtriser les coûts

Second avantage principal de l’infogérance pour une entreprise : les économies réalisées. Pour cela, il est cependant nécessaire pour elle de maîtriser ses coûts en externalisant la gestion de son parc informatique.

En ayant recours à l’infogérance, l’entreprise dispose d’une variété de compétences adaptées à ses besoins. Elle n’a pas besoin d’appeler ponctuellement différents professionnels spécialisés dans un domaine précis en multipliant par conséquent les dépenses. Pour réussir son infogérance, l’entreprise cliente doit donc s’assurer que les dépenses liées à l’infogérance sont rentables vis-à-vis des autres solutions.

Communication régulière : un élément indispensable 

Une bonne communication est indispensable entre l’infogérant et l’entreprise. Des rendez-vous réguliers doivent ainsi être mis en place pour traiter des sujets et des problématiques rencontrées. Ces rendez-vous sont appelés des comités (comité technique, comité de pilotage, comité stratégique). Pour chaque type de comité, il est recommandé pour l’entreprise de nommer un interlocuteur référent qui se rendra aux réunions et pourra faire part des avancées.

Une bonne communication est également favorisée lorsque l’infogérant est transparent et permet à l’entreprise d’accéder librement aux ressources. La transparence et la communication permettent ainsi d’instaurer une confiance mutuelle entre les deux partis et favorisent grandement la réussite de l’infogérance.

Définir des indicateurs de satisfaction

Enfin, n’hésitez pas à mettre en place des indicateurs de satisfaction au sein de votre entreprise pour vous assurer que les services rendus par l’infogérant sont d’une part appréciés et d’autre part efficaces. Délai de traitement ou de réponse, disponibilité des équipements : vous pouvez de temps à autre proposer un sondage de satisfaction à vos équipes.

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